Có rất nhiều người mắc sai lầm khi đi thuê khi thuê văn phòng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vậy cần lưu ý những gì khi thuê văn phòng xuất nhập khẩu để đảm bảo cho hoạt động của công ty được tốt. Hãy tham khảo thêm bài viết dưới đây.
1.Những sai lầm thường gặp phải khi thuê văn phòng xuất nhập khẩu
Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng và đồng thời sẽ đáp ứng được tối đa mong muốn của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Đồng thời khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, nên chúng ta cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đâu là những tiêu chí xem xét, nhưng có thể bỏ qua. Vì vậy nếu có được những tiêu chí cụ thể, rõ ràng có thể rút ngắn được 1/2 thời gian tìm kiếm được văn phòng làm việc phù hợp.
Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” tìm văn phòng cho thuê khá phổ biến hiện nay. Với những công ty xuất nhập khẩu có ngân sách tiền thuê 12 usd/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 14-15 usd/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Vì chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn những tòa nhà giá thuê với 12$.
Tâm lý thuê văn phòng thì ai cũng muốn tìm chỗ nào thoáng đãng, mới, đẹp, giá rẻ… Nhưng thật sự theo kinh nghiệm của chúng tôi, văn phòng xuất nhập khẩu cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cao. Quan trong nhất là mình muốn tiêu chí nào là tiên quyết. Cho nên khi gặp tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài, có khi lỡ việc của công ty.
Không dự trù cho việc tăng nhân viên
Chi phí cho việc chuyển văn phòng như làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,… khá tốn kém. Vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng cần tính toán diện thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp sau 1 năm. Nếu không theo kế hoạch như vậy, các doanh nghiệp sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, ảnh hưởng không tốt đến công việc.
2.Khi lựa chọn văn phòng xuất nhập khẩu cần lưu ý những gì?
Xác định địa điểm văn phòng
– Lĩnh vực kinh doanh: Vì là lĩnh vực xuất nhập khẩu nên vị trí văn phòng cũng không cần phải quá phô trương ngoài mặt đường. Tất nhiên cũng không nên thuê văn phòng quá khó tìm và không thuận tiện giao thông.
– Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty: Nếu quy mô công ty bạn lớn, cần đánh bóng thương hiệu, văn phòng đặt tại trung tâm thành phố sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân viên chất lượng, và dĩ nhiên chi phí là khá cao. Còn ngược lại, bạn chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một căn nhà phố ở vị trí tốt là được.
Lên ngân sách và xác định thời gian thuê
Đây là yếu tố vô cùng quan trọng khi bạn đi thuê văn phòng cho công ty xuất nhập khẩu. Tùy vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc hay một văn phòng nhà phố. Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh công ty, thế nên ngân sách cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ ban đầu. Tính ổn định về chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn nếu công ty bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.
